Papel de Cópia em Tamanho Legal: Mantenha os Documentos Precisos da Impressão ao Arquivo

Há um problema particular com documentos que pode ser resolvido com papel de cópia em formato legal: Alguns documentos exigem mais espaço para trabalhar verticalmente do que uma folha de papel do tamanho de escritório oferece. O benefício está perdido, no entanto, se uma impressora reduzir o tamanho da página, O scanner corta a parte inferior ou o sistema de arquivos não suporta o produto final.

Quais gerentes de escritório, Equipes de compras e distribuidores de papel precisam se perguntar como o papel legal se encaixa em todo o fluxo de trabalho dos documentos. Comece configurando o formato necessário da página e relacione a escolha do papel à impressão, copiando, Escaneamento e armazenamento. Por aqui, Uma compra precisa de papel não se tornará um inconveniente operacional inconveniente.

Certifique-se de formatar antes de escolher o artigo

Medidas legais nos EUA 8.5 × 14 Polegadas, ou 215.9 × 355.6 milímetro. É tão largo quanto Letter, mas oferece uma página mais longa. Além disso, ao contrário do A4 e 8.5 × formatos de 13 polegadas às vezes oferecidos por distribuidores regionais.

Não use termos como "papel longo,"fólio" ou "título legal" em ordens de compra, mas use dimensões em vez disso. Convenções locais de nomes podem causar confusão entre o cliente e o fornecedor.

Jinbao todo o papel de cópia do tamanho está disponível em formato legal. Ao pedir um orçamento, certifique-se de especificar o tamanho exato do corte, A qualidade do corte disponível e a embalagem do corte. A descrição da categoria serve como ponto de partida para uma investigação, e não em substituição de uma especificação escrita para o produto que está sendo encomendado.

Corra por mais tempo onde o layout exigir.

Formas mais longas, Cronogramas detalhados ou documentos orientados a páginas de 14 polegadas podem ser usados em papel jurídico. É importante porque mantém o layout desejado e proporciona legibilidade do tipo e do espaçamento.

Selecione o formato conforme necessário pelo documento ou destinatário. Não assuma que é um documento jurídico relacionado a trabalho jurídico; Basta seguir o modelo ou as instruções do destinatário.

Em escritórios de formato misto, diferencie esses trabalhos da correspondência rotineira impressa em papel de carta. Para o formato mais curto, Papel de cópia de Jinbao chega 8.5 × 11. Mantendo uma separação clara entre as bandejas, substituições acidentais são evitadas e os funcionários não deixam o documento legal menor sem querer só porque a bandeja errada foi preenchida.

Procure por qualquer caminho de máquina que esteja conectado a toda a máquina.

Folhas de tamanho legal podem ser aceitas por uma impressora em uma bandeja e não em outra. Também, As restrições de tamanho podem variar para duplicação automática, Cópia e digitalização. Não presuma que "apoia o Legal" é a resposta, verificar cada uma das funções necessárias para o trabalho.

Inverificar a extensão da bandeja, Guias em papel, Peso suportado e folga de saída. A folha requer suporte físico suficiente durante a alimentação e coleta, quanto maior a folha. Se for necessário um caminho manual de alimentação, Determine se isso funcionará para o volume que você provavelmente terá.

Deveria haver uma verificação separada para escaneamento. A plataforma e o alimentador automático de documentos (ADF) podem ter tamanhos máximos diferentes. Pesquise o modelo específico e o modo, como: Originais legais podem ser digitalizados em ambos os lados (Automático). A mera presença de um dispositivo de impressão não implica escaneamento.

Arquivo Align, Condutor e Folha Carregada

Se o documento estiver configurado incorretamente, Você não vai conseguir consertá-lo com a coronha correta. O tamanho da página no arquivo fonte, O driver da impressora e a saída pretendida devem ser os mesmos.

Clique no último PDF e verifique o tamanho da página, Então vá em frente e imprima. Se o documento for projetado para ter o mesmo tamanho do original, Depois, verifique a configuração de tamanho real e os limites de área de impressão da impressora. O texto pode ser ajustado automaticamente e a posição dos campos pode ser alterada.

Imprima uma página representativa para trabalhos longos antes de começar. Verifique o texto de baixo, Números de página, Áreas e/ou fronteiras de assinatura. Se o clipping está sendo feito, Dê uma olhada no layout dos arquivos e nas margens dos dispositivos. Quando o driver está configurado para Legal, A área imprimível da impressora não é aumentada para o tamanho total do papel.

Configure um preset de impressão (Testado) para trabalhos repetidos; Especifique qual bandeja e qual orientação você está usando. A equipe pode então imprimir o documento aprovado sem precisar recriar configurações toda vez que o documento é emitido.

Clique na Nota para Leitura e Reprodução

O tamanho legal especifica qual tamanho, não de que qualidade do papel. A nota utilizada estará de acordo com o tipo de documento, como uma forma interna simples, um relatório duplex ou uma apresentação a ser passada entre vários leitores.

Se estiver trabalhando em uma peça de dois lados, Descubra sobre opacidade olhando o documento real. O 'show-through' pode ser mais proeminente em áreas onde o texto é denso e há áreas sombreadas. Não se baseie apenas no brilho, Verifique como o outro lado é legível.

Ao escolher grammaga, Use a grama que o equipamento suporta. Um aumento de peso afeta o manuseio e a espessura do livreto e não significa necessariamente melhor reprodução. Jinbao Linha de copiar papel pode ser usado como um bom indicador de peso e superfície, mas peça para ter um pedaço do papel em tamanho legal que você está considerando antes de se comprometer com um pedido grande.

Não quebre páginas longas ao escanear e arquivar

O documento não tem valor a menos que todo o conteúdo seja preservado no uso posterior. Configure o tamanho do scanner corretamente e olhe o PDF para ver se está no tamanho correto, especialmente no final da página. A detecção automática de tamanho deve ser verificada com originais típicos.

Se estiver usando um lote de tamanho misto, Verifique o alimentador e o software para diferentes tamanhos de página. Antes de escanear um arquivo inteiro, Verifique o fluxo de trabalho e depois, Verifique a ordem das páginas, Orientação e completude.

O protocolo físico exige planejamento, também. Revise a profundidade das pastas, dimensões dos armários e tamanho do envelope em relação ao documento finalizado. Algumas formas de correspondência podem ser permitidas para fold, mas é muito trabalhoso para formulários que serão revisados com frequência. Se a preservação for realizada por um período mais longo, faça uma declaração separada das propriedades de permanência; o termo "Legal" não favorece a adequação arquivística.

Identificação Clara e Ordem para o Consumo Real

Estime o consumo de papel para o Estimativo Legal separadamente para a Carta/A4. O uso pode ser focado em certos departamentos ou em projetos específicos que ocorrem periodicamente, e uma previsão geral das necessidades de papel de escritório pode superestimar a quantidade de papel necessária.

Obtenha e compare cotações para dimensões idênticas, Peso, Número de folhas e arranjo de embalagem. Especifique tamanhos das escampas, Número de resmas por caixa, e dimensões na parte externa da caixa. Sempre assuma que os fornecedores usam pacotes diferentes.

Se você é distribuidor ou uma organização que possui vários escritórios, fala sobre identificação de tamanho e embalagem com um Jinbao Serviço de personalização. Mantenha códigos de itens separados; Armazene as resmas separadamente conforme o fornecedor. Monitore erros de impressão e estoques e preços de compra não utilizados: A confusão de formato que faz com que resmas de papel se percam repetidas vezes oferece poucos benefícios para custos de resma mais baixos.

Verifique o consumo ao final do primeiro ciclo de compras. Quando você vê que há uma diferença entre a quantidade inicial de reposição e o uso real, ajuste a quantidade com base no uso observado e remova desperdícios de instalação e substituições acidentais.

Conclusão

Se o documento estiver sendo copiado, Os equipamentos usados e o sistema de arquivo são todos projetados para suportar o papel mais longo, Papel de cópia em tamanho legal é preferível. Seja preciso sobre as dimensões, experimente a qualidade desejada de impressão e digitalização e selecione a grade apropriada para o documento. Um fluxo de trabalho coordenado garante legibilidade e evita redimensionamentos desnecessários, Problemas de recorte e inventário.

Perguntas frequentes

1º trimestre. Qual o tamanho do papel de cópia legal?

Ao fazer o pedido, Certifique-se de especificar o tamanho em 8.5 × 14 Polegadas (215.9 × 355.6 milímetro) que é legal nos EUA.

Q2. O Legal é do mesmo tamanho que A4 ou carta?

Não. Tamanhos diferentes desses formatos. Redimensionamento, Recorte, e/ou mudanças no layout do documento podem ser causadas por substituição.

Q3. Todas as impressoras de escritório têm a capacidade de imprimir papel legal?

Não, Consulte o modelo específico, Modo bandeja e impressão. Pode haver limites para impressão em duplex e digitalização duplex.

4º trimestre. Qual grama de papel usar?

Selecione um peso que esteja dentro da capacidade de peso do equipamento e verifique o peso com o documento. Apresentação, Alimentação e aparência são importantes para trabalhos em duplex.

Pergunta 5. O artigo jurídico é automaticamente arquivativo?

Não. Legal indica um tamanho de folha. Declare e confirme explicitamente e separadamente as características necessárias de permanência no papel caso haja um problema.